Les conditions d'accueil (matérielles, morales, éducatives, sanitaires) sont soumises au contrôle de l'autorité publique. Cette action est confiée au Préfet, qui l'exerce avec le concours de fonctionnaires ou d'agents de l'Etat, la police administrative générale des accueils collectif de mineurs. Lorsque les fonctionnaires "contrôleurs" de la Direction Départementale de la Cohésion Sociale sont assermentés et habilités, ils ont également le même pouvoir que les officiers de police judiciaire. Les institutions qui peuvent effectuer les contrôles sont les directions de service de la jeunesse, du sport, de la santé, du travail, de l'intérieur et de l'agriculture. S'opposer à un contrôle peut entraîner sa fermeture et des sanctions pénales (art. L.227-8 Code de l'action sociale et des familles).

5.3.a. Le contrôle de l'Etat

Les obligations liées à la mise en place d'un Accueil Collectif de Mineurs (art. L.227-5 et R.227-2 du Code de l'action sociale et des familles et suivants) :

• La déclaration de l'accueil
• La déclaration des locaux lorsqu'il y a des nuitées
• L'élaboration d'un projet éducatif (rédigé par l'organisme)
• L'obligation d'information et de communication du projet éducatif aux parents ou représentants légaux
• Le respect des normes d'encadrement
• La souscription d'un contrat d'assurance en responsabilité civile
• L'obligation d'informer les parents de leur intérêt à souscrire un contrat d'assurance de personnes couvrant les dommages corporels
• La mise à disposition de locaux adaptés
• L'organisation du suivi sanitaire
• Le respect des règles d'organisation et encadrement de certaines activités physiques et sportives

Les séjours à l'étranger peuvent faire l'objet de contrôles par les services de la représentation officielle française (ambassade & consulat). L'organisateur doit évidemment préalablement déclarer le séjour à la Direction Départementale de la Cohésion Sociale ou Direction Départementale de la Cohésion Sociale et de la Protection des Populations de son siège social.

Les directeurs de camp en stage pratique BAFD sont encouragés à demander l'inspection de leur stage auprès de la Direction Départementale de la Cohésion Sociale et de la Protection des Populations locale. Cette évaluation jouant très souvent en leur faveur lors du passage en jury BAFD.

5.3.b. Le dossier administratif de l'accueil

réf : circulaire 236 du 20 juin 2011 et son annexe

Liste des documents à présenter en cas de contrôle :

• récépissé de déclaration du séjour
• projet éducatif et document pédagogique
• registre de présence des mineurs et encadrants
• copie et originaux des brevets, diplômes, qualifications et livrets de formation
• fiches sanitaires des mineurs et copie des certificats attestant du respect et de l'obligation de vaccination
• certificats attestant du respect et de l'obligation de vaccination des animateurs (R.227-8 du Code de l'action sociale et des familles)
• menus
• affichages obligatoires

En cas d'absence du directeur, un membre de l'équipe d'encadrement doit être en mesure de présenter les documents. Il est fortement recommandé de grouper dans un classeur l'ensemble des documents pour faciliter les contrôles.

En cas de sortie il faut afficher de manière visible le lieu où le groupe peut être joint. Lorsque ces sorties sont prévues, il est conseillé de les mentionner dans les observations et commentaires de la fiche de déclaration Téléprocédure des Accueils de Mineurs (TAM).

5.3.c. Affichage obligatoire

Doivent être affichés à l'entrée du camp et visibles simplement les documents suivants :

• Les 3 affiches éditées par le Scoutisme Français : numéros d'urgence, hygiène alimentaire en camp, et 10 conseils de sécurité :
• Les menus de la semaine,
• Les consignes en cas d'évacuation (en cas d'incendie ou d'événement climatique),
• L'interdiction de fumer et l'interdiction de vapoter.

5.3.d. Le contenu de l'évaluation par l'instance de contrôle

[Référence : circulaire 236 du 20 juin 2011 et son annexe].

Projet éducatif

• Le directeur a-t-il connaissance du projet éducatif de l'organisateur ?
• Le directeur a-t-il connaissance des moyens matériels et financiers mis à disposition ?
• Les mesures prises par l'organisateur pour être informé des conditions de déroulement de l'accueil sont-elles connues du directeur ?

Projet pédagogique

• Un projet pédagogique a-t-il été élaboré en concertation avec l'équipe ?
• Le projet pédagogique précise-t-il :
• La nature des activités proposées en fonction des modalités d'accueil, et, lorsqu'il s'agit d'activités physiques ou sportives, les conditions dans lesquelles elles sont mises en oeuvre
• La répartition des temps respectifs d'activité et de repos
• Les modalités de participation des mineurs
• Le cas échéant, les mesures envisagées pour les mineurs atteints de troubles de la santé ou en situation de handicap
• Les modalités de fonctionnement de l'équipe constituée du directeur mentionné au premier alinéa, des animateurs et de ceux qui participent à l'accueil des mineurs
• Les modalités d'évaluation de l'accueil
• Les caractéristiques des locaux et des espaces utilisés
• Le projet éducatif et le projet pédagogique ont-ils été communiqués aux représentants légaux des mineurs avant l'accueil ?

Suivi sanitaire

• Une personne titulaire du PSC1 ou d'un diplôme équivalent est désignée par le directeur pour assurer le suivi sanitaire, (voir dans ce guide la fiche 3.3 Suivi sanitaire)
• L'accueil dispose d'un lieu permettant d'isoler les malades
• Les documents relatifs aux vaccinations et aux renseignements d'ordre médical pour les mineurs accueillis sont disponibles
• Les documents relatifs aux vaccinations des personnes qui participent à l'accueil sont disponibles
• Le respect de la confidentialité des informations médicales est assuré
• Les mineurs faisant l'objet d'un traitement médical sont identifiés
• Les médicaments sont conservés dans un contenant fermant à clef
• Le registre de soins est tenu
• Les trousses de premiers soins
• Des moyens de communication permettant d'alerter rapidement les secours sont mis à disposition du directeur et de l'équipe
• La liste des personnes et organismes susceptibles d'intervenir en cas d'urgence est mise à disposition du directeur et de l'équipe

Locaux

• Les lieux d'activités sont adaptés aux conditions climatiques
• Les conditions générales d'hygiène et de sécurité des locaux sont satisfaisantes
• Les couchages permettent aux filles et aux garçons âgés de plus de six ans de dormir dans des lieux séparés
• Chaque mineur dispose d'un moyen de couchage individuel
• L'hébergement des personnes qui encadrent les mineurs permet les meilleures conditions de sécurité des mineurs

Activités

• Les activités sont-elles conduites en cohérence avec les projets éducatifs et pédagogiques ?
• Sont-elles adaptées et contribuent-elles au développement harmonieux des mineurs ?
• Sont-elles préparées en concertation avec l'équipe d'encadrement de l'accueil lorsqu'elles sont mises en oeuvre par des intervenants ne faisant pas partie de cette équipe ?
• Comment le choix des activités proposées s'opère-t-il pour les mineurs ? La participation est-elle obligatoire ?
• Les risques sont-ils systématiquement analysés ?
• Des temps formalisés d'échanges entre les mineurs et les animateurs sont-ils organisés ? Existe-t-il des moments d'évaluation durant lesquels les participants peuvent s'exprimer ?

5.3.e. Visite de l'organisateur

La visite réalisée par l'organisateur reprend les mêmes points que celle de l'Etat. L'organisateur contrôle aussi comment l'accueil répond aux obligations de mise en oeuvre du projet éducatif de l'organisme.

L'organisateur peut en fonction des problématiques rencontrées, fermer l'accueil de manière temporaire ou définitive, nommer un autre directeur, ou demander une mise aux normes avec une contre-visite.